La participación en Ferias y Exposiciones es una de las mejores herramientas de presentación y marketing. Antes de participar debemos tener en claro los objetivos, programar, fijar metas comerciales y prepararnos para el día a que las misma finalicen. Cada empresario en su stand, refleja lo que su empresa es. La prolijidad de cómo expone sus productos, la atención, los detalles, los folletos, toda esa comunicación no dice de qué tipo de Empresa se trata. No debemos excedernos en los gastos pero tampoco dar una mala imagen de la Empresa. La decoración, el diseño, el aprovechamiento del espacio disponible y la iluminación serán claves en el propósito de atraer al visitante.
Dentro del stand, lo primordial es exhibir muy bien el producto: mostrar sus cualidades, formas de uso, ventajas, funcionamiento del mismo y toda la información técnica posible y necesaria, porque allí el público toma contacto con el producto. El expositor puede apreciar en poco tiempo que opinan sobre sus productos, estimando de esa forma el éxito o fracaso de los mismos. La ambientación y diagramación del stand debe estar preparada para la circulación de los visitantes, debe incluir el mobiliario necesario para apreciar el producto y dar una buena imagen. El contacto manual del visitante con el producto trasmite confianza y aumenta la curiosidad por cómo está hecho por lo que se recomienda llevar muestras chicas, cortes o materiales con los que está armado el producto final.
El personal calificado y comprometido con la empresa enriquece a oferta del producto. Su disposición y capacitación para evacuar todas las consultas favorece el interés del visitante.
Folletos, fotos, gigantografías ayudan a vender más el producto y dar una buena imagen institucional. En las ferias y exposiciones debemos concretar muchos contactos y buenos negocios para alcanzar el objetivo. Es por eso que tenemos que ir bien preparados.
El empresario debe saber que en una exposición su stand es una gran vidriera y que además es la primera impresión que los potenciales clientes se llevan de su empresa.
En primer término, el stand debe estar armado de forma tal que además de dar una buena imagen en general, se destaquen fundamentalmente los productos y/o los servicios que ofrecemos.
Hay muchos stands que después de mirarlos un rato, no entendemos que ofrecen, y sabemos que son pocos los clientes que se animan a preguntar, la mayoría pasa de largo.
El segundo tema a destacar es el nombre de la empresa, líneas de productos y/o sponsors que nos ayudan, (muchos se olvidan), hay que aprovechar la cantidad de gente que pasa para que nuestra marca se conozca más.
Lo anterior se complementa con una buena distribución de folletos y catálogos. Es recomendable tener dos tipos de folletos, uno comercial con datos de la empresa para la mayoría del público y otro más técnico, detallando bien las características de nuestros productos y servicios para los que interesan más y preguntan. Muchos pasan apurados y los leen luego en su casa o empresa.
En cuanto a la distribución del stand, tiene que ser de forma tal se aprecie bien todo lo qu exponemos y que invite a los visitantes a entrar y ver de qué se trata.
El tamaño del stand, el diseño y la ubicación son muy importantes y diría casi fundamentales, pero no nos olvidemos de tener en cuenta y evaluar cuanto vamos a gastar y que retorno podemos llegar a tener para que nos resulte beneficioso el haber participado en la muestra.
De más está decir que una buena iluminación y una buena decoración da un toque final de estilo y realza mucho lo ofrecido.
Algo llamativo. Siempre hay que tratar de lograr tener algo diferente a los demás y bien llamativo y en esto vale más la imaginación y la sorpresa en el costo. Tampoco hay que perder de vista el objetivo final que vamos a buscar y que es conseguir potenciales clientes o distribuidores de nuestros productos. No hagamos algo tan llamativo que nos perjudique en lo comercial.
Es muy buena idea hacer demostraciones que llaman la atención así como dar pequeñas muestras cuando es posible. La mayor parte del público quiere llevarse algo de nuestro stand, así sea una birome. El visitante siempre espera algo. Esto es así y hay que tratar de aprovecharlo con bajo costo y mucho ingenio.
Las personas que recorren una exposición ven muchas cosa en poco tiempo, pero recuerdan y comentan lo que más le llamo la atención y esa es la pauta para poder tenerlos como clientes.
Participar en una exposición implica desarrollar una intensa actividad en forma previa y durante los días del evento. Hay muchas cosas que preparar, transportar, desarrollar a lo que se suma atender el stand durante muchas horas. Para estas tareas se sustraen recursos humanos de otras áreas o la participación de más miembros de la familia, con lo cual las actividades cotidianas que la empresa sigue llevando a cabo, inevitablemente se resienten.
Por lo tanto no es de extrañar que, al concluir la última jornada, todos los involucrados y en particular quien estuvo a cargo de la acción (ya sea el empresario, el gerente de marketing o el dueño) sientan cansancio o alivio porque la exposición ya termino.
Mientras desarmamos la muestra, lo más habitual es escuchar: “por fin se termino la expo, ahora vamos a recuperar la energía que nos demando”. Pero pensar que en ese momento termino la acción, es un serio error.
Para que la participación en el evento de los resultados esperados, hay cosas que deben llevarse a cabo sin perder tiempo. Todos sabemos que “el hierro se forja en caliente” y la demora en enviar información, lista de precios o muestras, por ejemplo, puede hacer que el potencial cliente se olvide de algo que le resulto atractivo o sea contactado por algún competidor. Estas son algunas de las recomendaciones que podemos hacer a un expositor.
Haga un balance de su participación. La evaluación completa y detallada de los resultados de su experiencia constituye un elemento muy importante, no solamente para extraer conclusiones, sino para decidir una futura participación. Debe analizar los siguientes aspectos: ¿Cuánta gente pasó por el stand?, ¿Cuántos eran profesionales? ¿¿De dónde provenían? ¿Conocían la empresa? ¿Por qué productos o servicios se mostraron más interesados? ¿Se concretaron operaciones? En caso positivo, qué condiciones se pactaron?. En caso negativo, es posible reanudar la gestión? A partir de ese análisis podrá determinar mejor como abordar las etapas siguientes.
Haga el seguimiento de los contactos realizado por su gente, envie los datos que le han pedido en las entrevistas y aproveche para mandar información promocional sobre su empresa. Organice una base de datos a la que puede acceder de forma sencilla para enviar diferentes promociones o material informativo.
Tenga en cuenta que no es lo mismo una promotora que un vendedor, asigne personas especializadas para abordar a los potenciales expositores (aquellos que se acercaron al stand y se manifestaron interesados, pero con los que no concreto una operación por diferentes motivos). Un buen vendedor puede derribar una a una todas las objeciones.
Cumpla con lo prometido, es fundamental que durante el evento se comprometa solo con aquello que podrá cumplir, en cuanto a cantidades de mercadería a entregar, plazos de envío, condiciones pactadas, etc. Entregue todo en tiempo y forma y seguramente estos clientes (ahora SUS clientes) lo visitarán nuevamente en la próxima exposición, para reponer mercadería o estar al tanto de las novedades que usted puede ofrecer.